زمانسنجی امور دفتری و اداری
مطالعه کار ( زمانسنجی امور دفتری ) در سازمان هایی که فعالیت های اداری و ستادی انجام می دهند بسیار ضروری است.
این موضوع در کشور ایران متاسفانه فوق العاده کم انجام شده است.
یکی از بزرگترین مشکلات در نظام اداری کشور که باعث شده بهره وری در بخش اداری و ستادی و فعالیت های دفتری به نحو قابل ملاحظه ای نسبت به دیگر کشورها پایین باشد ترکیب نامناسب نیروی انسانی است.
بر اساس آمارها:
در ژاپن تعداد کارمندان بخش اداری دولت در حدود 2.9 میلیون نفر است که حدود 54% از کل کارمندان دولت را شامل می شود.
در کره جنوبی طبق آمار سال 2022، تعداد کارمندان بخش اداری دولت در حدود 1 میلیون نفر بوده که تقریباً 20% از کل کارمندان دولت را تشکیل می دهد.
در ایران آمار دقیقی در دسترس نیست، اما برآوردها نشان می دهد تعداد کارمندان بخش اداری سازمان های دولتی در ایران بسیار بالاتر از ژاپن و کره جنوبی باشد.
برخی منابع غیررسمی تعداد آنها را بین 3 تا 5 میلیون نفر برآورد کرده اند که بخش قابل توجهی از جمعیت شاغل در ایران را تشکیل می دهد.
نمی توان تعداد دقیق نیروهای اداری شاغل در ایران را تعیین کرد زیرا تعداد زیادی از این شاغلین جزء نیروهای شرکتی هستند که در آمارها محاسبه نشده اند.
اگر تولید ناخالص داخلی ایران در سال 2021 که ۳۵۲ میلیارد دلار است با ژاپن که تولید ناخالص داخلی ۴.۲ تریلیون دلار و کره جنوبی با تولید ناخالص داخلی: ۱.۷ تریلیون دلار مقایسه شود پایین بودن بهره وری نیروی انسانی ایران را نشان می دهد.
کارسنجی و زمانسنجی زمانسنجی امور اداری، دفتری و ستادی نقش اساسی در بهره وری سازمان ها دارد.
متاسفانه شرکت های بسیار کمی در جهان تجربه و تخصص زمان سنجی و مطالعه کار فعالیت های دفتری و ستادی و اداری را دارند.
شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت معرفی و تاریخچه جزء معدود شرکت هایی است که تجربه اجرای زمان سنجی امور دفتری و برآورد نیروهای ستادی سازمان ها را دارد.
ما با اجرای پروژه های زمانسنجی و کارسنجی در چندین شرکت یکی از با تجربه ترین شرکت ها برای برآورد نیروی انسانی برای انجام امور دفتری و ستادی و اداری هستیم.
انجام زمانبندی کارهای اداری و دفتری به منظور افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و ادارات دولتی بسیار اهمیت دارد.
در زیر مزایای انجام این کار را شرح می دهم:
1. ترکیب و تنظیم وظایف:
- مطالعه کار به سازمان ها کمک می‌کند تا وظایف مختلف به بهترین شکل ممکن ترکیب شوند.
- این امر باعث کاهش ازدحام کاری و افزایش کارآیی و بهره وری در سازمان می‌شود.
2. تعیین اولویت‌ها:
- نتایج کارسنجی کمک می‌کند تا وظایف و کارها بر اساس اهمیت و اولویت‌های مرتبط ترتیب بندی شوند.
- این امر باعث می‌شود تا وظایف مهم تر در اولویت قرار گرفته و به بهترین شکل انجام شوند.
3. کاهش استرس و افزایش بهره وری:
- زمان سنجی باعث می شود تا هر کارمند بتواند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن تنظیم کنند.
- این موضوع سبب می‌شود تا سطح استرس کاهش یابد و بهره وری افراد افزایش یابد.
4. پیش‌بینی و مدیریت زمان:
- کارسنجی فعالیت ها و فرآیندهای دفتری کمک می‌کند تا مدیر زمان خود و تیم را به بهترین شکل مدیریت کنند.
- برنامه ریزی مناسب برای انجام وظایف را داشته باشند.
5. ارتباطات بهتر:
- با انجام زمانبندی مناسب، ارتباطات درون سازمانی بهبود می‌یابد.
- هماهنگی بیشتری بین اعضای تیم موجب بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهره وری کمک می‌کند.
6. بالا بردن رضایت کارمندان:
- زمان سنجی و زمانبندی مناسب بر اساس آن می‌تواند به کارمندان احساس کنترل و موفقیت بیشتری بدهد.
به طور کلی،مطالعه کارهای اداری و دفتری به صورت منظم و هوشمند می‌تواند به بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهره وری و کاهش هدر رفت زمان و منابع در سازمان‌ها و ادارات دولتی کمک کند.
شرکت SQS از با تجربه ترین شرکت ها در زمینه اجرای پروژه های مطالعه کار و زمان در کشور است.
برای انجام زمان سنجی و محاسبه تعداد نیروی انسانی لازم برای انجام امور دفتری و ستادی با ما تماس بگیرید.