ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟ و چگونه عملکرد پرسنل را ارزیابی کنیم؟

متدولوژی های ارزیابی اثربخش نوین چه مواردی می باشند؟

ارزیابی عملکرد پرسنل نوعی از ارزیابی سیستماتیک و منظم برای بررسی عملکرد یک شاغل در محل کار است.

ارزیابی عملکرد کارکنان این امکان را برای کارفرما ایجاد می‌نماید تا علاوه بر تعیین انتظارات روشن از کارمندان، عملکرد و موفقیت آن‌ها را ارزیابی کرده و بسنجد.

مهم ترین سرمایه هر سازمان  را نیروی انسانی آنها تشکیل می دهد و مهمترین ابزار شرکت ها در بهبود پی در پی بهره وری سازمان، منابع انسانی می باشد.

در قرن 21 سازمان ها تلاش می نمایند به وسیله شاخص گذاری و بهبود فرایندهای زیر سیستم منابع انسانی نظیر سیستم ارزیابی عملکرد افزایش بهره وری سازمان را اجرا کنند.

لذا سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده بطوریکه عدم وجود سیستم ارزیابی عملکرد مناسب به معنای عدم برقراری و ارتباط با توسعه رشد و بهبود می باشد که سرانجام آن نابودی سازمان است.

شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت http://iransqs.com با طرح ریزی و نظارت بر اجرای چندین پروژه موفق در زمینه ارزیابی عملکرد پرسنل در شرکت بین المللی نمایشگاه های جمهوری اسلامی ایران، رینگ سایپا، ایران خودرو آماده ارائه خدمات مشاوره ارزیابی عملکرد کارکنان به سازمان ها می باشد.

ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً شامل:

بررسی وظایف، اقدامات و عادات کاری کارکنان و مقایسه آن‌ها با انتظارات شرکت می باشد و بسیاری از کسب‌وکارها، ارزیابی کارکنان خود را به طور منظم و معمولا حداقل یک بار در سال انجام می‌دهند.

نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان فاکتوری حیاتی برای ارتقای جایگاه، پاداش و افزایش حقوق کارکنان می باشد.

فرآیند ارزیابی عملکرد پرسنل می تواند به صورت رسمی و غیر رسمی انجام شده و تاثیری مستقیم بر افزایش حقوق،ارتقا و ترفیع ، انفصال ، انتقال و آموزش دارد.

در این میان سیستم ارزیابی عملکرد سنجش سیستماتیک و منظم کار افراد در ارتباط با نحوه انجام وظیفه آنها در مشاغل محوله و تعیین پتانسیل موجود در آنها به منظور رشد و بهبود سازمان می باشد.

در سیستم ارزیابی عملکرد، به منظور آگاهی از نتایج عملکرد منابع انسانی و میزان کارایی آنان، منابع انسانی موجود در سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرند.

شرکت‌ها از ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند تا به کارمندان بازخور مهمی در مورد نقش و کار آنها در موفقیت و یا شکست شرکت بدهند و از این طریق افزایش حقوق و پاداش‌ها و همچنین تصمیم‌های پایان کار را توجیه نمایند.

ارزیابی عملکرد پرسنل در هر زمان می تواند انجام شود، اما معمولاً سالانه، نیمه سالانه یا سه ماهه هستند.

اهداف ارزیابی عملکرد پرسنل

طبق تحقیقات انجام شده سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به صورت مستمر از روش های مناسب ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند، به نتایج بهتری در کسب و کار خود دست یافته اند.

لذا اهداف اصلی ارزیابی عملکرد کارکنان به شرح ذیل است:

1. تعیین میزان دستیابی به اهداف: ارزیابی عملکرد پرسنل به شرکت ها کمک می‌کند تا میزان تحقق و رسیدن کارکنان خود را به اهداف مشخص شده را بسنجند.
2. بهبود انگیزه و رضایت شغلی کارکنان: دادن پاداش به پرسنل برای عملکرد خوب آنها بر اساس طرح های ارزیابی عملکرد، و یا قدردانی از آنها می‌تواند انگیزه و رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهد.
3. برنامه‌ریزی برای توسعه سرمایه انسانی سازمان: ارزیابی عملکرد پرسنل به مدیران سازمان کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی و برنامه‌های توسعه فردی و گروهی پرسنل را تدوین کنند.
4. تصمیم‌گیری درباره ارتقاء، انتقال یا اخراج: تجزیه و تحلیل نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد پرسنل به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی درباره ارتقاء، انتقال یا اخراج کارکنان کمک می‌کند.
5. شناسایی نقاط قوت و ضعف پرسنل: از طریق این فرآیند، می‌توان نقاط قوت و ضعف هر کارمند را شناسایی کرد و برای بهبود نقاط ضعف برنامه‌ریزی کرد.
6. رعایت عدالت شغلی: ارزیابی عملکرد پرسنل مهمترین ابزار برای رسیدن به عدالت شغلی در سازمان ها می باشد.
7. ارزیابی مجدد اهداف و استانداردهای تعیین شده عملکرد و تخصیص منابع مولد.
8. تعیین دامنه رشد شغلی کارمندان و سنجش میزان انگیزه در موفقیت سازمان.

شاخص ها در ارزیابی عملکرد کارکنان

مهمترین عوامل و شاخص هایی که در ارزیابی عملکرد کارکنان معمولا بررسی می شوند ، عبارتند از:

کیفیت کار

کارها و فعالیت هایی که در یک بازه زمانی مشخص توسط کارمند انجام گرفته را بررسی کرده و کیفیت کلی آن را با بررسی اشتباهات و در نظر گرفتن، میزان تولید، ضایعات ویا بازخورد مشتریان و سایر اعضای تیم ارزیابی کنید.

کمیت کار

آیا سرعت انجام کار توسط کارمندان متناسب با سرعت مورد انتظار سازمان است؟

برای ارزیابی این موضوع می‌توانید حجم کار و خروجی‌های آن‌ها را با افراد دیگری که در نقش‌های مشابه مشغول به کار هستند، مقایسه کنید.

دانش و مهارت‌ های شغلی

پرسنل شرکت چقدر نسبت به موقعیت شغلی خود را شناخت و آگاهی دارند؟

آیا پرسنل تمام مهارت‌های لازم و متناسب با سطح انتظارات کارفرمای خود را دارند؟

مهارت‌ های ارتباطی

یکی از مهمترین موارد در ارزیابی عملکرد کارکنان، مهارت های ارتباطی کارمند و توانایی تعامل با سایرین است.

سئوال این است آیا کارمند شما در به اشتراک‌گذاری دانش، پرسیدن سوال و جهت‌گیری به کار به‌صورت موثر عمل می‌کند؟

آیا حین صحبت و نوشتن، افکار خود را به وضوح بیان می‌کند؟

آیا آن‌ها نگرش‌های حرفه‌ای و مثبت از خود بروز می‌دهند و در یک فضای تیمی به خوبی کار می‌کنند؟

ابتکار عمل و مهارت حل مسئله

پرسنل چگونه مشکلاتی که حین کارشان با آن‌ها مواجه می‌شوند را حل می‌کنند؟

آیا در صورت نیاز، به راحتی تفویض اختیار یا درخواست کمک می‌کنند؟
آیا کارمندان، در صورت بروز مسائل و مشکلات آن‌ها را شناسایی و حل می‌کند یا نیاز دارد که آن‌ها را به سایرین منعکس کند؟

حضور و وقت شناسی

آیا پرسنل در زمان تعیین شده و به صورت منظم در محل کار حضور پیدا می‌کنند؟

آیا سازمان اغلب باید حضور آن‌ها را پیگیری کند؟

چنانچه جواب مثبت است، آیا آن‌ها دلایل موجهی برای انجام این کار را دارند؟

عملکرد در برابر اهداف

مهمترین موضوع این پرسش است که آیا پرسنل به اهدافی که توسط مدیران و یا سرپرستان برای آن‌ها تعیین شده است، می‌رسند؟

آیا آن‌ها برای خود اهداف حرفه‌ای تعیین می‌کنند؟

آیا به این اهداف دست پیدا می‌کنند؟

ویژگیهای یک نظام ارزیابی عملکرد کارکنان اثربخش و کارآمد

برخی از ویژگی های مهم نظام ارزیابی عملکرد کارآمد پرسنل عبارتند از:
1. مشخص بودن اهداف و در جهت منافع شرکت بودن ارزیابی عملکرد
2. داشتن برنامه زمانبندی در ارزیابی عملکرد پرسنل
3. شفاف بودن معیارها و شاخص های ارزیابی عملکرد پرسنل
4. قابلیت اندازه گیری و سنجش و پایش بودن شاخصهای ارزیابی کارکنان
5. قابلیت حصول به اهداف و انتظارات در زمان تعیین شده
6. معطوف به نتیجه و فرایند بودن نظام ارزیابی عملکرد کارکنان

تکنیک های و ابزارها ارزیابی عملکرد کارکنان

پس از تعیین اهداف و برنامه ریزی و تعیین شاخصهای ارزیابی عملکرد کارکنان باید از ابزار مناسب برای جمع آوری داده ها استفاده کرد.

مهمترین ابزارها و تکنیک ها برای جمع آوری داده ها جهت ارزیابی عملکرد به شرح ذیل است:

• مشاهده و بررسی

• مصاحبه

• پرسشنامه/فرم

• داده ها و اطلاعات آماری، کتبی وسیستمی

• استانداردها سیستم های مدیریت کیفیت

• متدهای ارزیابی مانند RADAR

بر اساس متدولوژی انتخاب شده برای ارزیابی عملکرد پرسنل از یک یا تعدادی از این ابزارها استفاده می شود.

روش‌ها و متدولوژی های نوین ارزیابی عملکرد

روش‌های نوین ارزیابی عملکرد پرسنل با توجه به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت ها و تحولات و ارتقاء فناوری به وجود آمده‌اند.

روش‌های جدید ارزیابی عملکرد کارکنان سعی دارند تا بوسیله تکنیک‌های جدید و فناوری‌های پیشرفته، دقت، شفافیت و کارایی فرآیند ارزیابی را بهبود بخشند.

در اینجا به بررسی چندین روش نوین ارزیابی عملکرد پرسنل می‌پردازیم.

روش مرکز ارزیابی Employee evaluation center method

روش مرکز ارزیابی کارکنان روشی است که پرسنل را قادر می‌سازد تا تصویر واضحی از نگاه دیگران به آنها و تأثیر آن بر عملکرد آن‌ها به دست آورند.

نقطه قوت این روش این است که نه تنها عملکرد موجود یک فرد را ارزیابی می‌کند، بلکه عملکرد شغلی آینده را نیز پیش‌بینی می‌کند.

در طول ارزیابی، از پرسنل خواسته می‌شود تا در تمرین‌های شبیه‌سازی اجتماعی مانند:

• بحث‌های غیررسمی،

• تمرین‌های حقیقت ‌یابی،

• مشکلات تصمیم‌ گیری،

• ایفای نقش

و سایر تمرین‌هایی که موفقیت در یک نقش را تضمین می‌کند، شرکت کنند.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر اهداف (OKR – Objectives and Key Results)

متدولوژی OKR یک فرایند مدیریت عملکرد است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف استراتژیک خود را تعیین نموده و پیشرفت در رسیدن به آنها را ارزیابی کنند.

به عبارت دیگر OKR یک چارچوب مدیریتی است که بر تعیین اهداف (Objectives) و نتایج کلیدی (Key Results) تمرکز دارد.

برای کارکنان و تیم‌ها اهداف مشخصی را تعیین می‌کنند و عملکرد بر اساس میزان دستیابی به این اهداف ارزیابی می‌شود.

ابزارهای دیجیتال می‌توانند به ردیابی و گزارش‌دهی پیشرفت در دستیابی به OKRها کمک کنند.

بازخورد ۳۶۰ درجه مبتنی بر فناوری (Technology-Enabled 360-Degree Feedback)

متدولوژی ارزیابی و بازخورد ۳۶۰ درجه یکی دیگر از روش‌های محبوب ارزیابی عملکرد در دنیا می باشد که بازخوردهای مختلفی از منابع متعدد مانند همکاران، زیردستان، مدیران و مشتریان جمع‌آوری می‌کند.

با استفاده از ابزارهای دیجیتال و پلتفرم‌های آنلاین، این فرآیند می‌تواند سریع‌تر، دقیق‌تر و کمتر وقت‌گیر شود.

فناوری اطلاعات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌های بازخورد را به راحتی جمع‌آوری، تحلیل و گزارش‌دهی کنند.

ارزیابی عملکرد بر اساس داده (Data-Driven Performance Appraisal)

درروش ارزیابی عملکرد بر اساس داده، از تحلیل داده‌های بزرگ (Big Data) و روش های داده ‌کاوی برای ارزیابی عملکرد پرسنل استفاده می‌شود.

داده‌های مربوط به عملکرد پرسنل از منابع مختلف در سازمان جمع‌آوری و بررسی می‌شوند تا الگوهای عملکردی و نقاط قوت و ضعف پرسنل شناسایی شوند.

روش ارزیابی عملکرد پرسنل بر مبنای داده به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات دقیق‌تری بگیرند و ارزیابی‌های خود را بهبود بخشند.

ارزیابی‌های روانشناختی ( Psychological evaluation method)

ارزیابی روان‌شناختی در ارزیابی عملکرد برای تعیین پتانسیل پنهان کارمندان مفید است.

این روش بر تجزیه و تحلیل عملکرد آینده یک کارمند بجای کار گذشته آن‌ها تمرکز دارد.

در این فرآیند از هفت مؤلفه اصلی عملکرد یک کارمند مانند:

• مهارت‌های بین فردی
• توانایی‌های شناختی
• ویژگی فکری
• مهارت‌های رهبری
• ویژگی‌های شخصیتی
• بهره عاطفی

و سایر مهارت‌های مرتبط استفاده می‌شوند.

روانشناسان واجد شرایط تست‌های مختلفی (مصاحبه‌های عمیق، تست‌های روان‌شناختی، بحث‌ها و موارد دیگر) را برای ارزیابی مؤثر یک کارمند انجام می‌دهند.

با این حال، این یک فرآیند نسبتاً کند و پیچیده است و کیفیت نتایح به شدت به روان‌شناسی که این روش را انجام می‌دهد وابسته است.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر پروژه (Project-Based Performance Appraisal)

در روش ارزیابی عملکرد پرسنل براساس پروژه به جای ارزیابی سالانه، عملکرد کارکنان را براساس وظایف خاص و پروژه‌ها ارزیابی می‌کند.

این رویکرد به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به صورت دقیق‌تر و مرتبط‌تر عملکرد کارکنان را بررسی کنند.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر پروژه می‌تواند انگیزه کارکنان را افزایش داده و به بهبود کیفیت و زمان‌بندی پروژه‌ها کمک نماید.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر هوش مصنوعی (AI-Based Performance Appraisal)

با پیشرفت سریع هوش مصنوعی در سال های اخیر استفاده از آن به طور فزاینده ای در ارزیابی عملکرد کارکنان افزایش یافته. هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (Machine Learning) می‌توانند فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان و شرکت را به نحو فزاینده ای را بهبود بخشند.

این تکنولوژی‌ها می‌توانند با تحلیل داده‌های عملکردی، پیش‌بینی‌های دقیقی درباره عملکرد آینده کارکنان ارائه دهند و همچنین پیشنهاداتی برای بهبود عملکرد ارائه کنند.

سیستم‌های مبتنی بر AI می‌توانند بازخوردهای شخصی‌سازی‌شده و متناسب با هر کارمند ارائه دهند.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر پروژه (Project-Based Performance Appraisal)

این روش به جای ارزیابی سالانه، عملکرد کارکنان را بر اساس پروژه‌ها و وظایف خاص ارزیابی می‌کند.

این رویکرد به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به صورت دقیق‌تر و مرتبط‌تر عملکرد کارکنان را بررسی کنند.

ارزیابی عملکرد مبتنی بر پروژه می‌تواند انگیزه کارکنان را افزایش دهد و به بهبود کیفیت و زمان‌بندی پروژه‌ها کمک کند.

مقیاس رتبه بندی رفتاری (BARS)

مقیاس‌های رتبه‌بندی مبتنی بر رفتار (BARS) هر دو مزیت کیفی و کمی را در فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان نشان می‌دهند.

متدولوژی BARS عملکرد پرسنل را با نمونه‌های رفتاری خاصی که به رتبه‌بندی‌های عددی مرتبط هستند، مقایسه می‌کند.

هر سطح عملکرد در مقیاس BAR توسط چندین بیانیه BARS که رفتارهای رایجی را که یک کارمند به طور معمول از خود نشان می‌دهد، شرح می دهند.

این عبارات به عنوان معیاری برای سنجش عملکرد یک فرد در برابر استانداردهای از پیش تعیین شده ای عمل می کنند که برای نقش و سطح شغلی آنها قابل استفاده است.

اولین گام در استفاده و اجرای متدولوژی BARS، ایجاد حوادث و بحران هایی است که رفتار معمولی در محل کار را به تصویر می‌کشد.

گام بعدی ویرایش این حوادث مهم در قالبی رایج و حذف هر گونه افزونگی است.

پس از عادی سازی، موارد بحرانی تصادفی شده و از نظر اثربخشی ارزیابی می شوند.

حوادث بحرانی باقی مانده برای ایجاد BARS و ارزیابی عملکرد استفاده می شود.

مزیت ویژه متدولوژی BARS این است که می تواند در تمامی شرکت ها، موسسه ها و صنایع و سازمان ها و با هر اندازه ای مورد استفاده قرار گیرد.

روش حسابداری منابع انسانی (Human resource accounting method)

متدولوژی حسابداری منابع انسانی یا HRAM عملکرد یک کارمند را از طریق میزان درآمد و سودی که برای شرکت تولید می کند تجزیه و تحلیل و ارزیابی می کند.

بدین صورت که به مقایسه هزینه نگهداری یک کارمند (هزینه به شرکت) و مزایای پولی (مشارکت) که یک سازمان از آن کارمند خاص به دست آورده است، در نظر می گیرد.

هنگامی که عملکرد یک کارمند بر اساس روش های حسابداری بهای تمام شده ارزیابی می شود، عواملی مانند:

میانگین ارزش خدمات واحد، کیفیت، هزینه سربار، روابط بین فردی و موارد دیگر در نظر گرفته می شود.

وابستگی زیاد آن به تجزیه و تحلیل هزینه و فایده و قدرت حافظه بازبین نقطه ضعف روش حسابداری منابع انسانی است.

روش HRAM مناسب سازمان های کوچک و استارتاپ هاست زیرا یک شخص می تواند منجر به موفقیت یا شکست سازمان شود.

ویژگیهای نظام ارزیابی عملکرد پرسنل اثربخش

برای موفقیت یک نظام ارزیابی عملکرد پرسنل باید یک سری اصول رعایت شود.

اجزای اصلی نظام ارزیابی عملکرد پرسنل مشتمل بر معیارها، شاخصها، روشها، موقعیّت زمانی و مکانی و اهداف است.

به طور کلی 4 ویژگی باعث اثربخش شدن سیستم ارزیابی عماکرد پرسنل می شود که عبارتند از:

1-رعایت موارد قانونی در روشهای انجام ارزیابی:

این ویژگی به نکاتی اشاره دارد که لازم است در ارزیابی مدنظر قرار گیرد که عبارت است از:

• ابلاغ انتظارات در قالب استانداردها به کارکنان
• استاندارد بودن روش ارزیابی
• همسان بودن شیوه‌های ارزیابی در مورد مشاغل یکسان
• ایجاد فرصت به کارکنان در خصوص بازنگری به عملکرد خود
• وجود دستورالعملهای مکتوب برای اجرای ارزیابی

2-محتوی:

این ویژگی به ماهیّت و محتوی ارزیابی اشاره دارد که لازم است در فرایند ارزیابی مدنظر قرار گیرد؛و برخی از آنها شامل:

• ارزیابی مبتنی بر تجزیه و تحلیل شغل باشد.
• در هنگام ارزیابی خصوصیات ارزیابی شونده بر نحوه ارزیابی غلبه نکند.
• اهداف مورد حصول روشن، واضح، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با شغل باشد.
• زمینه مساعد برای اجرای ارزیابی درسازمان فراهم شود.
• دوره ارزیابی معقول باشد.

3-مستندسازی:

با توجّه به محدودیت ذهن در نگهداری اطلاعات و نتایج مربوط به ارزیابی، لازم است نظام ارزیابی به گونه‌ای باشد که وقایع، فرایند و مسائل مطروحه در ارزیابی اعم از پیش، حین و پس از ارزیابی ثبت و ضبط شود.

علیرغم تهاجم غیرمنصفانه به مستندسازی در قالب بورکراسی و کاغذبازی به نظر می‌رسد مزیت های مستندسازی به مراتب بیش از محدودیتهای آن است.

4-تبحّر و تخصّص ارزیابان:

نظام مطلوب همیشه کفایت نمی‌کند؛بلکه وجود مجریان خوب شامن مطلوبیت آن است.

برای اجرای ارزیابی اثر بخش لازم است ارزیابان خبره و مدبّر اجرای آن را عهده‌دار باشند.

ما با داشتن تجربه موفق در طرح ریزی و نظارت بر اجرای پروژه های ارزیابی عملکرد با شناخت از ریسک ها و فرصت های ان و متدولوژی های ارزیابی عملکرد بهترین خدمات مشاوره را برای ارزیابی عملکرد پرسنل به سازمان شما ارائه می کنیم.

تجربه موفق ما معرفی و تاریخچهدر شرکت هایی مانند ایران خودرو، رینگ سایپا و شرکت بین المللی نمایشگاه های ایران نشان دهنده این موضوع است.

نحوه انجام ارزیابی عملکرد پرسنل، چگونه ارزیابی عملکرد کارکنان انجام دهیم؟

مشاور مدیریت، مشاور ارزیابی عملکرد