مدیریت فرآیند ها

در اجرای بخشنامه شماره 137047 مورخ 7/11/1393 سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت اماده همکاری با شرکت ها در زمینه مدیریت فرآیندها و مستندسازی ان و بهبود سازمانی می باشد.

تجربه موفق ما در سازمان هایی مانند:

شرکت سهامی نمایشگاه های جمهوری اسلامی و شرکت تجارت الکترونیک پارسیان و شهرداری بیجار و و شرکت توسعه و سرمایه گذاری کیش و آب کیش، فرودگاه های زاهدان، یزد و غیره نشان دهنده توانمندی ما در انجام پروژه های مدیریت فرآیندها می باشد.

Business Process Management و نقش آن در سازمان ها:

در قرن بیست و یکم تغییر مداوم و نسبتاً سریع در نیازهای مشتریان اجتناب ناپذیر است و تنها سازمانی شانس بقا دارد که ساز و کارهای لازم برای آگاهی سریع از این تغییرات را داشته و توانایی پاسخگویی سریع به آنها را نیز دارا باشد.

سازمانها و شرکت ها در کشورهای پیشرفته دریافته اند که رویکرد وظیفه ای در کسب و کار، انعطاف و پویایی را از بین می برد.

سازمان هایی که بر اساس مدل وظیفه ای طرحریزی شده اند به سختی می توانند در برابر تغییرات محیطی از خود انعطاف نشان داده و با محیط سازگار شوند.

مدلی که در مقابل رویکرد طرحریزی بر مبنای وظیفه به سازمان ها پیشنهاد می گردد رویکرد فرایندی است.

فرایند عبارتست از یک سری فعالیتهای مرتبط به هم که برای رسیدن به هدفی خاص انجام می شوند و درون دادها را به برون داد تبدیل می کنند.

فرایند را می توان یک زنجیره ارزش زا فرض نمود که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به ارزش مرحله قبل آن می افزاید.

لذا در قرن بیست یکم بحثی به نام مدیریت فرآیند محور BPM مطرح می شود.

در کشور ایران سازمان مدیریت و برنامه ریزی در دستورالعمل اصلاح فرآیندها و روش‌های انجام کار (بخشنامه شماره 137047 مورخ 7/11/1393 سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور) از تمام واحد ها خواسته که نسبت به اصلاح فرآیندهای خود اقدام کنند.

مدیریت فرآیندها (اصلاح فرآیندها و روش‌های انجام کار ) چیست؟

سوال مهمی که شرکت ها می پرسند این است که مدیریت فرآیندها چیست و چه تفاوتی مدیریت فرآیندها با روش های سنتی سازمان دهی دارد؟

مدیریت فرایند محور (PROCESS-BASED MANAGEMENT) عبارتست از شناخت مدیریت فرایندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است.

سامانه مدیریت فرایندی بر جریان انجام کار در طول سازمان تمرکز می کند و بخشی و وظیفه ای فکر نمی کند.

تا اوایل دهه هفتاد قرن بیستم طراحی ساختار سازمان بر اساس عملیات و بینش وظیفه ای بوده و بخش ها بر اساس نوع عملیاتی که در آنها انجام می شده تقسیم بندی می شدند.

در این ساختار سازمانی رعایت سلسله مراتب و تمرکز بر قدرت سازمانی و کنترل در سطوح مختلف بویژه کنترل از بالا اساس طرح ریزی بوده است.

با ظهور مفاهیم جدید در مدیریت مانند مدیریت کیفیت جامع TQM و یا مهندسی مجدد BPR در عرصه کسب و کار و سازمان ها نگرش فرآیندی جایگزین تفکر عملیاتی و وظیفه ای شد.

در نگرش فرآیندی به سازمان به صورت مجموعه ای از فرآیندهای به هم تنیده برای انجام ماموریت، رسیدن به چشم انداز و دستیابی به اهداف سازمانی نگاه می شود.

اما باید به این نکته مهم توجه کرد که باز وظایف و عملیات که به صورت تخصصی انجام می شوند پایه اصلی طرح ریزی سیستم می باشند با این تفاوت که در بینش سنتی امور به صورت بخشی انجام شده در حالیکه در رویکرد فرآیندی تخصص های مختلف به صورت یک تیم عمل می کنند.

شرکت مهندسی پویندگان ایمنی و کیفیت http://iransqs.com در طرحریزی های خود فرآیندها را مبنای طرحریزی سازمانی قرار می دهد.

هدف از طراحی سازمان بر اساس فرآیندها داشتن سازمانی اثربخش، یکپارچه، پاسخگو و کارا می باشد ولی باید خاطر نشان کرد که تعریف فرآیندها به صورت صحیح شرط لازم برای اثربخشی و کارایی سازمان می باشد، اما شرط کافی نیست چرا که فراهم آوردن «توانمندساز»های هر فرایند، یکی از پیش نیازهای موفقیت هر سرویس یا پروژه است.

چرا مدیریت فرایند (BPM) انجام می شود؟

سازمان ها برای رسیدن به یک سری اهداف مشخص و سودآوری، سرمایه گذاری می کند.

از طرف دیگر سازمان ها مایلند در محدوده ی مرزهای تجاری و کاری خود و ورای آن، بر سیستم کارمندان، مشتریان و شرکا و تمامی مسائل مربوط به آنها اشراف داشته باشد.

هر روشی که در بر گیرنده مدل‌سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، ارزیابی و بهینه‌-سازی روند فعالیت های تجاری برای رسیدن به این اهداف باشد مدیریت فرایند (Business Process Management) یا) ( BPM) نام دارد.

امروزه دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

مدیریت فرآیند محور کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه می‌کند .

با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می کند.

مدیریت فرایند یعنی نظم و ترتیب، یعنی کار و عملی که انجام می‌ دهید.

هدف از مدیریت فرایند محور خودکار کردن فرایندهای تجاری نیست.

همان گونه که هدف از مهندسی معکوس فرایند، صرفا خودکارسازی آنچه در حال حاضر وجود دارد نیست. شاید بعضی‌ها بگویند اتوماسیون نیز بهبود بخشیدن به یک فرایند دستی است.

مدیریت فرایندی ، فرایندهای که می‌ شود آنها را به صورت خودکار انجام داد را شناسایی و طراحی می‌نماید و با اعمال طرح‌های نهایی در سازمان، کار مدیریت فرایند هم تمام می‌شود.

در مدیریت فرآیند محور کنترل یک بخش بسیار مهم می باشد.

یکی از اشتباهات فاحش در مدیریت فرآیندها این است که گمان می شود، هر عملی که به بهبود فرایند منجر می-‌شود مدیریت فرایند است.

حال اینکه چنین نیست باید نگرش فرآیندی حاکم باشد. بهینه‌سازی یک بخش از فرایند، بدون آگاهی از کل فرایند می تواند به انسجام فرآیند و فرآیندها آسیب جدی وارد کند.

این موضوع دقیقا همان چیزی است که کارشناسان و متخصصان فرآیند درباره‌اش هشدار می‌دهند: برای رسیدن به درک صحیح از بهینه‌سازی‌، باید آن را در چارچوب کل فرایند تجاری در نظر گرفت.

مدیر فرآیند باید تصویر بزرگی از فرایند در ذهن داشته باشد. این نگرش «دیدگاه فرایندهای پی‌درپی» گفته می‌شود.

کارگری که خیابان را آسفالت می‌کند کیفیت و شرایط رانندگی بر روی آن جاده را به کل بهبود می‌بخشد اما این کار او مدیریت فرایند نیست زیرا او از کل فرایند آگاهی ندارد.

فرض کنید در جلوتر این جاده یک پیچ خطرناک و کور باشد که سرعت زیاد خودروها به دلیل کیفیت جاده می تواند مرگبار باشد.

مهندسی که راهی برای دو برابر کردن پهنای باند کابل‌های فیبر نوری پیدا می‌کند، همه‌ی فرایندهای ارتباطی را بهبود می‌بخشد اما این هم مدیریت فرایند نیست چون به زیرساخت ها و تجهیزات و هزینه ها توجه نکرده است.

وقتی درباره‌ی نگرش فرآیندی و مدیریت فرایندها سخن می-‌گوییم فقط باید افرادی را در نظر بگیریم که بر کل فرآیند اشراف داشته و به شکل آگاهانه بر کل فرایند و عناصر دخیل در آن نظارت می کنند.

لذا می‌توان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد.

فعالیت‌های اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهد.

سیستم‌های ،BPM ابزار نرم‌افزاری برای پایش اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که برای مدیران این امکان را فراهم می‌کنند تا فرآیندها را تجزیه و تحلیل کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند.

در واقع BPM یک “مدل مدیریت” است که برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.

الزام قانونی بهینه سازی و اصلاح فرآیندها

بخشنامه شماره 137047 مورخ 7/11/1393 سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور

دستگاه‌های اجرایی مکلفند، نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای برنامه عملیاتی مذکور مطابق مفاد این سند اقدام نمایند.

مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار

مراحل مدیریت فرآیندمحور BPM به چهار گروه تقسیم می‌شود:

طراحی فرایند ها (Process Design)
اجرای فرایندها (Process Execution)
پایش فرایندها (Process Monitoring)
بهبود فرایندها (Process Improvement)
در واقع نگرش فرایندی همان چرخه PDCA را برای انجام فعالیت های شرکت به کار می برد.

طراحی فرایندها (Process Design):

مرحله طراحی فرآیندها شامل شناسایی کلیه فرآیندهای کسب و کار موجودو یا مورد نیاز سازمان و طراحی جدید و طراحی مجدد فرآیندهای می‌باشد.

مستند سازی فرآیندها در این مرحله بسیار مهم است مدل‌سازی و مستندسازی فرایندها به مدیران و طراحان فرآیندهای سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار سازمان خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی برای بهبود در روش انجام کار ارائه دهند.

نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

اجرای فرایندها (Process Execution):

فرایند های طراحی شده باید مطابق طرحریزی اجرا شوند.

آموزش و وجود آینن نامه ها و روش های اجرایی باعث می شوند تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌ها و فعالیت ها به تدریج افزایش یابد.

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد.

پایش فرایندها (Process Monitoring):

همزمان با اجرای فرایندها، سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند و نتایج آن را برای تصمیم گیری در اختیار مدیریت و تصمیم گیرندگان قرار دهد. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید آنالیز و ریشه یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد

بهبود فرایندها (Process Improvement):

تجزیه و تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می نماید.

نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد

بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری:

بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین دپارتمان‌های سازمان، از اثرات مثبت اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است.

با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و می‌توان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود.

بهینه‌سازی یک فرآیند می‌تواند با افزایش کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایند همراه باشد.

برای انجام بهینه‌سازی می‌توان از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود تا به کمک آن، فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز و مدیریت شود تا تصمیمات لازم برای بهینه‌سازی آنها انجام پذیرد.

در نتیجه مدل‌سازی فرآیند، سازمان می‌تواند فرصت‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری بدست آورد.

به علاوه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بارکاری، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی فراهم می‌کند.

مشاور برای اجرای بخشنامه اجرای بخشنامه شماره 137047 مورخ 7/11/1393 سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مشاور جهت ماده 36 قانون مدیریت خدمات کشوری شرکت مهندسی مشاور برای 560/93/206 مورخ 20/1/1393، دستورالعمل اصلاح فرآیندها و روش‌های انجام کار شرکت مشاور برای اصلاح فرآیندها بخشنامه 137047 تهیه نرم افزار مدیریت فرآیندها شرکت تایید شده مشاور برای اجرای ماده 36 قانون خدمات کشوری و بخشنامه 137047
.